Bloquear habitaciones de hotel para su boda: todo lo que necesita saber
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Bloquear habitaciones de hotel para su boda: todo lo que necesita saber

Conceptos básicos de planificación

Respondemos a todas sus preguntas candentes sobre el bloqueo de habitaciones de hotel para su boda, desde encontrar los hoteles adecuados hasta resolver esos contratos.

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Hotel de lujo

Ya sea que reciba a 20 o 200 invitados de fuera de la ciudad, reservar bloques de habitaciones de hotel para usted es definitivamente un paso importante en su proceso de planificación, especialmente si está planeando una boda de destino. Básicamente, puede reservar un bloque (o grupo) de habitaciones para los invitados a su boda en el mismo hotel. Nadie más puede reservar estas salas mientras esperan su evento. Es realmente una ventaja para todos: sus invitados no tendrán que buscar interminablemente dónde alojarse para su boda (y a menudo recibirán una tarifa con descuento), y le encantará la comodidad de tener a todos sus seres queridos por igual uno o dos. hoteles. Aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre la reserva de bloques de habitaciones de hotel para su boda, desde el inicio hasta el momento para comunicarse con sus invitados.

¿Deberías bloquear habitaciones de hotel para tu boda?

Si va a recibir a más de 20 invitados de fuera de la ciudad, le recomendamos encarecidamente que cierre con llave las habitaciones del hotel para su boda. Al bloquear las habitaciones de hotel, esencialmente promete llenar las habitaciones durante el tiempo acordado (a menudo la noche anterior y la noche de su boda). La mayoría de los hoteles tienen un mínimo de 10 habitaciones para reservar un bloque de habitaciones, por lo que recomendamos asegurarse de que al menos 10 grupos de huéspedes se queden en un hotel durante el fin de semana de su boda. Muchos hoteles también ofrecerán a sus huéspedes una tarifa con descuento para reservar dentro del bloque de habitaciones.

¿Cómo encuentras los hoteles en los que puedes reservar bloques de habitaciones?

Las parejas que planean una boda más pequeña (150 invitados o menos) probablemente solo tendrán que reservar bloques de habitaciones en un hotel. Aquellos que organizan bodas más grandes pueden querer reservar bloques de habitaciones en dos o más hoteles a diferentes precios, asegurándose de que uno, si no ambos, sea asequible para sus invitados que cuidan su presupuesto. Si se va a casar en un hotel u otro lugar para bodas que tenga alojamiento, hable con el administrador del lugar para reservar un bloque de habitaciones para los invitados a su boda y otorgue a quienes reserven con anticipación una tarifa con descuento.

Si se va a casar en otro lugar, busque hoteles cerca de su lugar y llámelos para obtener más información sobre sus precios y políticas de bloqueo de habitaciones; también hay servicios de bloqueo de habitaciones en línea que pueden hacer algo de este trabajo por usted. Después de reducir la lista, es posible que desee visitar estos hoteles en persona para asegurarse de que las habitaciones y las instalaciones sean de su agrado. También existen servicios de bloqueo de habitaciones en línea, como HotelPlanner, que pueden ayudarlo a conectarse con hoteles cercanos a su ubicación y hacer la mayor parte del trabajo por usted en términos de reservar bloques de habitaciones.

¿Cuáles son las cosas más importantes que debe buscar en un hotel en el que reservará bloques de habitaciones?

Si es posible, le recomendamos que intente visitar algunos hoteles en persona como parte del proceso de planificación de la boda. Mientras esté allí, asegúrese de buscar y solicitar los siguientes detalles:

  • ¿A qué distancia está este hotel del lugar de la boda? La distancia a pie es ideal, pero si eso no es posible, un viaje corto o un servicio de transporte también funcionan.
  • ¿Cuál es el precio y el hotel ofrece una tarifa con descuento para grupos?
  • Cuantas habitaciones tiene el hotel? ¿Es suficiente para contar a sus invitados?
  • ¿Cómo funciona el proceso de cierre de habitaciones de hotel para bodas?
  • ¿El hotel tiene disponibilidad para nuestro fin de semana de bodas?
  • ¿Cuál es la situación del estacionamiento?
  • ¿Puede el hotel proporcionar transporte desde y hacia su ubicación?
  • ¿El hotel tiene espacio para una cena de ensayo, un brunch posterior a la boda u otros eventos?
  • ¿Qué aspecto tienen las habitaciones? ¿Están limpias y bien amuebladas?
  • ¿El hotel puede distribuir bolsas de bienvenida a sus huéspedes o dejarlas en sus habitaciones?
  • ¿Qué otros beneficios y servicios ofrece este hotel que son importantes para usted y sus invitados? ¿Hay wifi, piscina, restaurantes, traslados al aeropuerto, etc.?

¿Cuál es la diferencia entre los bloques de habitaciones de cortesía y los bloques de contrato?

Al buscar hoteles, es posible que escuche los términos “cortesía” y “contrato” flotando, pero ¿qué significan? Bueno, todo es cuestión de cuántas habitaciones necesitas reservar. Un bloque de habitaciones de cortesía es un grupo de habitaciones reservadas para sus huéspedes durante un período de tiempo específico; es posible que deba o no firmar un contrato y no necesita pagar un depósito para reservar estas habitaciones. Después de un plazo establecido, las salas se liberarán al público. Los bloques de cortesía a menudo se reservan para grupos pequeños de menos de 30 habitaciones.

Si espera reservar más de 30 habitaciones en un solo hotel para su boda, es probable que termine con un bloque de habitaciones asociado. Esto significa que firmará un contrato y pagará un depósito para asegurarse de que su familia y amigos reserven un cierto número de habitaciones para un cierto número de noches. Si falla, puede perder su depósito y / o se le cobrará por habitaciones no reservadas; por eso le recomendamos comenzar con un número limitado de habitaciones y agregar más si es necesario.

¿Qué significa todo este lenguaje en un acuerdo de bloqueo de habitaciones de hotel?

Antes de firmar un contrato para cerrar con llave las habitaciones de hotel para su boda, asegúrese de leer los términos detenidamente y solicite cualquier frase que no comprenda. Una de las frases más utilizadas en los contratos de cierre de habitaciones de hotel es la tasa de deserción o la cláusula de deserción. Se refiere al porcentaje de habitaciones en el bloque reservado que promete llenar, generalmente entre el 70 y el 90 por ciento. Si no llena ese porcentaje de habitaciones, se le cobrará. También puede ver la frase “cláusula de retiro permitido” que se refiere al porcentaje de habitaciones que se pueden dejar vacías. Especialmente durante el período de COVID, querrá saber si existen sanciones por aplazamiento o cancelación.

¿Cuándo debería bloquear las habitaciones de hotel para una boda?

Le recomendamos que bloquee las habitaciones de hotel para su boda inmediatamente después de reservar su lugar, al menos seis meses antes de su boda. Si se va a casar en una época del año ocupada en el lugar de su boda y está particularmente preocupado porque los hoteles se llenen, no es raro que las parejas reserven bloques de habitaciones nueve meses (¡o más!) Antes del gran día.

¿Cuándo y cómo debe informar a sus invitados sobre los bloques de habitaciones?

Un bloque de sala de bodas no es útil a menos que sus invitados lo sepan. Por lo tanto, definitivamente debe incluir los detalles del bloqueo de la habitación en el sitio web de su boda antes de que se publique la fecha de guardado. De esa manera, cuando los invitados visiten el sitio web de su boda después de recibir su fecha reservada, verán todos los detalles sobre los bloques de habitaciones. También es posible que desee enviar un correo electrónico a sus invitados de fuera de la ciudad directamente para proporcionar información sobre el bloqueo de la habitación si le preocupa que no verán el sitio web de su boda. Si su habitación tiene una fecha límite, no tenga miedo de enviar recordatorios por correo electrónico a medida que se acerca esa fecha. ¡Sus invitados no querrán perderse esa tarifa de grupo con descuento si pueden prescindir de ella!

¿Qué pasa si tienes que posponer o cancelar tu boda debido a COVID o por otros motivos?

Depende de si tienes un bloque de habitaciones de cortesía o un contrato. Para un bloque de habitaciones de cortesía, ya que no hubo un contrato firmado o costos asociados con la reserva de los bloques de habitaciones, simplemente posponer o cancelar no debería ser un problema. Sin embargo, si tienes un bloque de habitaciones contratado, un aplazamiento o cancelación podría ser un poco más complicado. Asegúrese de leer su contrato detenidamente antes de firmarlo; intente negociar una fecha límite. Si cancela su matrimonio antes de la fecha límite, no tendrá que pagar una multa. Y si ha reservado la cerradura de la habitación a través de un servicio como HotelPlanner, ellos pueden manejar un aplazamiento o cancelación por usted (gran ventaja).

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